Compliance moet kloppen, dossiers moeten op orde, klanten moeten zich gehoord voelen. Wij ondersteunen de operatie — zodat jij je kunt focussen op advies.
Je kent het: tussen klantafspraken door nog snel een factuur versturen, tussendoor een dossier bijwerken, en aan het eind van de dag merk je dat je meer administratie hebt gedaan dan advieswerk. Dat is precies het punt waarop een virtual assistant voor je boekhouding en administratie het verschil maakt.
Tijdens het kennismakingsgesprek bespreken we je werkprocessen, tools en prioriteiten. Welk adviessysteem gebruik je? Figlo, Adviesbox, Findesk, Fastlane, iets anders? Wij sluiten aan op wat er al staat.
We leren je business kennen, krijgen toegang tot je systemen en stemmen de werkwijze af. Binnen een week starten we.
Wij nemen het werk over. Jij focust op ondernemen, wij houden de rest draaiend.
Klantdossiers aanmaken en onderhouden
Documentverzameling en archivering
CRM-beheer (AFAS, Salesforce, Insly, etc.)
Klantcontactregistratie en lifecycle tracking
Periodieke reviewplanning
Specifieke behoefte? Vraag het ons.
Hypotheek- en financieringsaanvragen voorbereiden
Documentatie verzamelen bij klant
Aanvragen indienen bij geldverstrekkers
Statusupdates en klantcommunicatie
Offertevergelijking en analyse
Specifieke behoefte? Vraag het ons
Wft-documentatie en adviesrapporten
Audit-voorbereiding en dossiercontrole
AFM- en DNB-compliance monitoring
Klachtenregistratie en -afhandeling
Permanente educatie (PE) registratie
Specifieke behoefte? Vraag het ons.
Facturatie en debiteurenbeheer
Provisieoverzichten en reconciliatie
Betalingsbewaking
Periodieke rapportages
Incasso-coördinatie
Specifieke behoefte? Vraag het ons.
Nieuwsbrieven en klantcommunicatie
LinkedIn en thought leadership
Klantevenementen coördineren
Doorverwijzingsprogramma's beheren
Nazorg en retentie
Specifieke behoefte? Vraag het ons
Wil je graag je factuur uitbesteden of eindelijk werken aan je administratieve achterstand? Wij staan graag voor je klaar en beantwoorden graag de veelgestelde vragen:
Nee. Je bepaalt zelf hoeveel mandaat je geeft. Sommige klanten keuren elke factuur goed voordat die de deur uit gaat. Anderen geven ons mandaat voor terugkerende factuurlijnen en checken alleen de maandrapportage. Het uitbesteden van facturatie werkt zoals jij het wilt, niet andersom.
Dat horen we vaker dan je denkt. Dossiers die niet compleet zijn, facturen die al weken klaarliggen, rapportages die achterlopen. We beginnen met de urgentste punten en werken de administratie achterstand stap voor stap weg. Daarna zorgen we dat het niet opnieuw gebeurt.
Zonder problemen. We werken met adviseurs die op provisie, op uurbasis of met vaste tarieven werken. Splitfacturen, staffelkortingen, periodieke overzichten - we stemmen het af op hoe jij je geld verdient.
Staat je vraag er niet tussen? info@thesparringhub.nl